10 dicas para surpreender em uma primeira reunião presencial

Cada oportunidade é única e insubstituível. Muito mais impactante do que a frase “a primeira impressão é a que fica”, é saber que talvez você não tenha uma segunda chance no universo veloz dos negócios. Estar preparado para a primeira reunião com o prospect é fundamental para estabelecer os rumos da negociação. Essa é a oportunidade que você tem de se destacar perante à concorrência e estabelecer relações.

No mundo das vendas, conseguir conquistar a confiança é essencial, pois uma vez que a pessoa esteja disposta a conversar, é mais fácil de concretizar os objetivos. A primeira reunião presencial marcada é, certamente, o indicativo de um bom trabalho de prospecção. Sua tarefa agora é impressioná-lo e finalizar a negociação. Sabemos como este momento exige preparação e cuidado, por isso, compartilhamos algumas dicas úteis:

  1. Escolha bem o local

O lugar de encontro para a realização da primeira reunião precisa ser pensado em todos os seus detalhes para que o cliente se sinta importante e bem recebido. É essencial que a sala tenha uma boa infraestrutura, que comporte a quantidade de pessoas que estarão presentes de maneira confortável e que todos os equipamentos necessários à apresentação estejam funcionando adequadamente.

A preocupação com os detalhes também faz toda a diferença neste momento, tome cuidado com a iluminação, temperatura do ambiente, organização da sala, disposição dos elementos decorativos e também com o bem-estar de quem você está recebendo. Preocupe-se em oferecer pequenos cuidados, como uma xícara de café ou chá e disponibilizar canetas e blocos para anotações. Caso você não disponha de um espaço com infraestrutura adequada, talvez seja interessante deixar que o cliente escolha qual é o local que ele prefere para se reunir com você.

 

  1. Cuidado com os horários

Jamais se atrase para uma reunião de negócios, pois isso demonstra falta de respeito com aqueles que estão à sua espera. Cumprir horários e comparecer com alguns minutos de antecedência demonstra responsabilidade e comprometimento. Também não chegue cedo demais para não transparecer que está desesperado ou ansioso. Atenha-se ao horário estabelecido previamente e inicie no horário combinado, respeitando sempre a agenda de todos os presentes.

 

  1. Pesquise sobre o cliente

Prepare-se com antecedência para a reunião, mostre ao seu cliente que você conhece o negócio, que está interessado e que pesquisou a respeito da empresa. Esse é um dos tópicos mais importantes. Jamais vá a um encontro sem antes ter estudado com calma todas as características do negócio em potencial. Com esse tipo de atitude, você saberá o que esperar do encontro e poderá se organizar para oferecer ao cliente as melhores soluções. Além disso, economiza tempo, pois o cliente não se sentirá na obrigação de explicar todos os pormenores dos seus objetivos. Isso facilita também para antecipar possíveis obstáculos ou desentendimentos, demonstrando sua preocupação com o negócio.

  1. Domine o assunto de forma espontânea

Não fique preso aos recursos tecnológicos ou apresentações em power point, mostre ao seu cliente a capacidade de pensar por si próprio e domínio do seu produto. Seja simples na apresentação daquilo que você oferece e tente explicar da forma mais compreensível possível.

Esteja aberto a sugestões e ideias que possam surgir, e, se possível, proponha soluções personalizadas. Não tente vender um pacote engessado com uma apresentação decorada. Se o cliente perceber que você fala com desenvoltura a respeito dos seus projetos, ele sentirá confiança na sua apresentação. Lembre-se também que o segredo de uma boa reunião não está em forçar uma venda, mas em estabelecer relações, saber ouvir e poder contribuir de forma positiva para alguém.

  1. Mantenha um planejamento

O planejamento do assunto que será discutido na reunião é essencial. Estabeleça uma pauta e tente manter-se alinhado a ela. Isso impede que o encontro se estenda ou a conversa se perca em assuntos que não são essenciais. Tente definir um horário para o início e o término da conversa, para que todos tenham claro o tempo de fala. A pauta torna a reunião mais produtiva e eficiente. Lembre-se que o tempo de todos é precioso e que a organização também representa eficiência e produtividade.  Procure fazer a mediação das falas sem interromper de maneira grosseira os que estão falando, mas conduzindo os presentes a aterem-se aos assuntos discutidos.

  1. Demonstre interesse e saiba ouvir

Mesmo que você tenha um planejamento de pauta saiba respeitar o tempo de fala e demonstre disponibilidade para escuta. Lembre-se de que todos gostam de falar a respeito dos próprios negócios. Ouça o cliente com atenção e anote tudo que for importante durante a conversa. Também ofereça ao cliente a oportunidade de entrar em contato após o encontro, caso algum tópico da negociação não tenha ficado suficientemente claro. Durante a reunião, tenha em mãos um bloco e uma caneta para não perder nenhum detalhe. Demonstre-se disposto a esclarecer dúvidas e não saia sem ter compreendido claramente os objetivos do que seu cliente espera de você.

  1. Propostas reais

Somente discutir ideias sem visualizar resultados e propostas é ineficiente, portanto é preciso que ao longo da reunião todas as ideias se concretizem com o estabelecimento de prazos, metas e objetivos. Tente organizar os documentos e apresentações importantes para que o seu cliente possa visualizar de forma clara o que você está sugerindo. Entregue a ele materiais via e-mail ou presencialmente para que ele possa levar para casa e reler as propostas quantas vezes forem necessárias. Em uma reunião de negócios, todos devem sair sabendo quem serão os responsáveis pelas atividades, quando e como elas serão trabalhadas. Essa é uma forma de garantir que todas as ideias discutidas serão corretamente executadas por seus responsáveis.

 

  1. Controle a ansiedade

Você precisa passar uma imagem de segurança e confiança aos presentes, portanto saber controlar a ansiedade é um dos principais pontos a serem trabalhados para garantir uma boa reunião. Segue algumas dicas que podem ajudar nesta questão:

  • Treine a apresentação gravando sua fala e vendo o que pode ser melhorado;
  • Respire fundo, tanto para se tranquilizar antes do encontro quanto na hora de falar;
  • Memorize a fala de abertura, que é o momento no qual o nervosismo aparece e em que há mais chances de dar um branco.

 

  1. Encontre pontos de afinidade

Se você estudou o seu cliente e fez o dever de casa com a apresentação, certamente estará se sentindo seguro para inserir uma conversa informal ao longo da discussão. Tente encontrar assuntos que você possa ter em comum com o cliente para estabelecer uma relação de afinidade e confiança. A reunião também pode ter um espaço para essas conversas informais, desde que seja antes de iniciar o trabalho ou logo após o encerramento do encontro. Estabelecer um ponto de afinidade pode gerar simpatia e criar vínculos entre os presentes. A reunião não precisa ser formal o tempo todo, pode ter pequenos momento de descontração.

  1. Cuide da sua imagem

O último tópico é um dos mais importantes, afinal, muitas vezes uma imagem vale mais que mil palavras. Apresente-se de forma adequada na reunião. Não precisa ser uma roupa formal, mas é necessário que o cliente perceba que este encontro é importante para você e que você o valoriza. A roupa que veste pode dar sinais desse comprometimento.  Um visual limpo com cores neutras é sempre o ideal. Cuidado com as unhas, cabelo, barba também demonstram asseio. Não exagere na maquiagem, nem em roupas decotadas ou muito coloridas, o objetivo não é chamar atenção para seu visual, mas para suas ideias, a vestimenta complementa o seu posicionamento engajado.

Esperamos que essas dicas possam ajudar a transformar as suas reuniões em encontros cada vez mais significativos. Somos uma empresa especializada em prospecção de clientes e temos prazer em ajudar a alavancar os seus negócios. Fique atento às nossas publicações no blog para receber mais dicas sobre como vender melhor. Entre em contato conosco para sabe mais sobre nossos serviços!

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